Die Unterschrift im Arbeitszeugnis
Kurz gefasst
Dies Frage ist auf den ersten Blick leicht zu beantworten: Zur Ausstellung und Unterzeichnung des Zeugnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet. Der Arbeitnehmer hat aber regelmäßig keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber das Zeugnis persönlich unterschreibt. Dies ist allein deshalb schon nicht möglich, wenn es sich bei dem Arbeitgeber um eine juristische Person (z.B. GmbH) handelt, die nur durch ihren gesetzlichen Vertreter (Geschäftsführer) handeln kann. Für die Unterzeichnung des Zeugnisses vertretungsberechtigt sind bei einer Einzelfirma deren Inhaber und bei juristischen Personen alle Personen, deren Berechtigung sich aus dem Vereins-, Handels- oder Genossenschaftsregister ergibt. Zudem versteht sich in einer arbeitsteiligen Organisation von selbst, dass der Arbeitgeber die Verpflichtung zur Zeugnisausstellung auch durch andere Betriebsangehörige wahrnehmen lassen kann. Daher gehören zum Kreis der zeugnisberechtigten Personen auch Prokuristen, Generalbevollmächtigte, Handlungsbevollmächtigte, Betriebs- und Werkleiter oder mit Personalangelegenheiten betraute Personen, die insoweit für den Arbeitgeber verbindliche Erklärungen abgeben dürfen, also einstellungs- und entlassungsbefugt sind.
Habe ich Anspruch darauf, dass der Chef das Arbeitszeugnis persönlich unterschreibt?
Wer muss das Arbeitszeugnis unterschreiben ?
Gerade weill das Arbeitszeugnis vor allem der fachlichen Beurteilung des Arbeitnehmers für künftige Arbeitgeber dient, sollte die unterzeichnende Person die Leistung des Arbeitnehmers auch beurteilen können. Aus Sicht eines Dritten sollte die Person des Unterschreibenden auch gleichzeitig geeignet sein, die Verantwortung für die Beurteilung des Arbeitnehmers übernehmen zu können. Daher ist das Zeugnis entweder vom Arbeitgeber selbst oder von ihm oder einer in Personalangelegenheiten vertretungsberechtigten Person, die in der betrieblichen Hierarchie über dem Zeugnisempfänger steht, also ranghöher ist, zu unterzeichnen. Dies ist in aller Regel der direkte oder nächsthöhere Vorgesetzte, bei juristischen Personen der gesetzliche Vertreter oder im öffentlichen Dienst der Dienststellenleiter. Hiervon kann durch behördeninterne Regelungen auch nicht abgewichen werden. In Vertretung kann das Zeugnis auch von Angestellten unterschrieben werden, die in leitender Position tätig und erkennbar in höherer Position sind, als die zu beurteilende Person. Überlässt der Arbeitgeber einem Erfüllungsgehilfen, das Arbeitszeugnis eines Arbeitnehmers zu unterschreiben, so muss auch dieser Erfüllungsgehilfe erkennbar ranghöher sein als der Arbeitnehmer. War ein Arbeitnehmer während der Zeit seiner Tätigkeit unmittelbar dem Vorstand unterstellt, so muss hier der Vorstand, vertreten durch den Vorstandsvorsitzenden oder der Aufsichtsratsvorsitzende das Zeugnis unterzeichnen. Bei GmbH-Geschäftsführern muss der Alleingesellschafter, ein Vertreter der Gesellschafterversammlung, oder falls vorhanden, ein Organmitglied des Mutterkonzerns oder der Vorsitzende des Beirates das Zeugnis unterschreiben. Bei Arbeitszeugnissen für leitende Angestellte, die der Geschäftsführung unmittelbar unterstellt sind, muss die Unterschrift von einem Mitglied der Geschäftsführung erfolgen. Es genügt auch eine Unterzeichnung durch einen unternehmensangehörigen Vertreter des Arbeitgebers, wobei aber in diesem Fall im Zeugnis deutlich zu machen ist, dass dieser Vertreter dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt war. Ein leitender Angestellter braucht sich beispielsweise nicht mit der Unterschrift eines Handlungsbevollmächtigten unter seinem Zeugnis zufrieden geben.
Eine Zeugniserteilung durch Gleich- oder sogar Unterstehende wird deshalb auch als Geringschätzung verstanden. Das Vertretungsverhältnis und die Funktion sind deshalb auch regelmäßig anzugeben, z.B. durch entsprechende Zusätze wie "ppa." oder "i.V." oder durch Angabe der hierarchischen Position (z.B. Personalleiter oder Betriebsleiter) kenntlich zu machen. Denn die Person und der Rang des Unterzeichnenden gibt Aufschluss über die Wertschätzung des Arbeitnehmers. Dabei gilt je höher die Position des Zeugnisaustellers, desto größer die Wertschätzung.
Die Zeugnisausstellung erfolgt in Schriftform gem. § 126 BGB, die den eigenhändig geschriebenen Namen des Unterzeichners unter seiner Erklärung verlangt. Die gesetzliche Regelung hierzu findet sich in § 109 Abs. 3 GewO, die weiterhin vorschreibt, dass Arbeitszeugnisse im Original unterschrieben werden müssen. Denn hiernach ist eine eingescannte Unterschrift oder eine elektronische Signatur explizit nicht erlaubt. Somit hat ein Arbeitnehmer auch Anpruch darauf, dass sein Arbeitszeugnis ausgedruckt und ihm händisch unterschrieben ausgehändigt wird. Arbeitnehmer müssen sich also nicht mit digitalen Zeugnissen per Zusendung durch E-Mail zufriedengeben.
Unter die Unterschrift ist der Name maschinengeschrieben zu wiederholen, damit unmissverständlich erkennbar ist, wer das Zeugnis ausgestellt hat. Ein Namenskürzel oder Paraphe als Unterschrift genügt dabei nicht.
Welche Form muss die Unterschrift auf einem Arbeitszeugnis haben?
Die Unterschrift soll in erster Linie die Identität des Ausstellers erkennbar und die Echtheit des Arbeitszeugnisses als Urkunde gewährleisten und beweisbar machen (sog. Zuordnungsfunktion). Desweiteren darf die Unterschrift nach § 109 Abs. 2 Satz 2 GewO auch keine Merkmale enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen (vgl. ArbG Kiel, Urteil vom 18.04.2013 - 5 Ca 80b/13). Eine Unterzeichnung weicht von der üblichen Gestaltung erkennbar ab und ist damit unwirksam, wenn sie von der allgemein üblichen Gestaltung signifikant abweicht, z.B. durch eine überdimensionierte, aus bloßen Auf- und Abwärtslinien bestehende Unterschrift, aus einer Krakelei, mit dem Erscheinungsbild einer Kinderschrift verglichen werden kann oder aus einer parallel zum Zeugnistext schief verlaufenden Unterschrift (vgl. LAG Hamm, Beschluss vom 27.07.2016 - 4 Ta 118/16; LAG Nürnberg, Beschluss vom 29.07.2005 - 4 Ta 153/05) besteht. Hierbei kommt es nicht auf die subjektive Zwecksetzung des Unterzeichners, sondern vielmehr auf den objektiven Eindruck eines durchschnittlichen Zeugnislesers an. Beim objektiven Leser des Arbeitszeugnisses dürfen keine Zweifel über die Ernsthaftigkeit des Zeugnistextes aufkommen, was dann der Fall ist, wenn derartige Formen der Unterschriftsleistung im Rechtsverkehr völlig unüblich sind. Also erst wenn ein (außerstehender und völlig unbefangener) Zeugnisleser auf den ersten Blick feststellen kann und sich veranlasst sieht, aufgrund einer derartigen Unterschriftsleistung sich über die Ernsthaftigkeit des Zeugnistextes Gedanken zu machen, kann dies als eine Distanzierung vom und Entwertung des Zeugnistext(es) verstanden werden.
Erfahrungsgemäß werden Arbeitszeugnisse von kleinen und mittleren Firmen oft nur von einer Person unterschrieben, während sich in Arbeitszeugnissen von größeren Unternehmen oder Konzernen regelmäßig oder häufig auch 2 Unterschriften befinden. Jedoch gibt es nach dem Gesetz keine Pflicht, die besagt, dass ein Arbeitszeugnis generell oder ab einer bestimmten Unternehmensgröße von 2 Personen zu unterschreiben ist. Allein aus dem Umstand, dass dies bisher in der Praxis so gehandhabt wurde, haben die Arbeitsgerichte bisher keine Rechtspflicht abgeleitet bzw. ist bisher kein wegweisendes oder verbindliches Urteil bekannt, auf das man sich stützen könnte.
Wenn jetzt 2 Unterschriften geleistet wurden, kann aus der Reihenfolge der geleisteten Unterschriften eine Wertigkeit bzw. versteckte Abwertung abgeleitet werden? Wenn 2 Personen das Zeugnis unterschreiben, sind dies häufig ein Vorgesetzer und ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung. Häufig unterschreibt dabei links der Vorgesetzte und rechts ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung. Wenn dies nun aber genau anders herum erfolgt, kann hieraus aber keine versteckte Kritik abgeleitet werden, da es hierzu im Gesetz oder der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung keine rechtlichen Vorgaben oder Ansprüche für Details und Variationen gibt. Inwieweit die Unterschrift aus der Personalabteilung daher vom Leiter oder vom Personalrefenten erfolgen muss oder kann, ist somit ebenfalls nicht festgelegt.
Bei 2 unterzeichnenden Personen ist es nur entscheidend, dass einer der beiden weisungsbefugt und ranghöher ist. Nur hierauf hat der Zeugnisempfänger einen Anspruch. Die andere unterzeichnende Person kann jedoch gleichgestellt sein.